E-Mails sind Segen und Fluch der modernen beruflichen Kommunikation zugleich.
Laut aktuellen Untersuchungen prasseln im Schnitt mehr als 120 Mail pro Tag auf uns ein oder werden von uns versandt – und diese Zahl steigt konstant an.
Und auch wenn laut letzten Statistiken die Zahl der Spammails langsam abklingt, bleibt auch die Summe der – mehr oder weniger – realen Mails enorm.
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Hier jetzt unsere ersten 8 Tipps die Ihnen und Ihren Empfängern den Arbeitsalltag mit E-Mail erleichtern.
1. Passen Sie die Betreffzeile an den Inhalt an
Wer kennt es nicht, die Betreffzeile „Re: Re: AW: Termin“. In diesem Chaos der Antwort- und Weiterleitungszeichen findet sich kein Leser mehr zurecht. Und vom ersten Re bis zum letzten AW hat sich wahrscheinlich das eigentliche Thema längst geändert. Und bei geschäftlichen Mails wird von den Lesern meist schon anhand der Betreffzeile über die Relevanz des Inhalts entschieden.
Darum sollte man die erste Antwort noch mit dem Antwortzeichen („AW“ oder „Re“) senden, damit der Empfänger weiß, dass es sich um die Antwort auf seine Mail handelt. Danach sollten Sie aber einen eigenständigen neuen Betreff eingeben. Und dies vor allem wenn sich im Rahmen der „Diskussion“ das Thema geändert hat.
So haben Sie einen schnelleren Überblick worum es eigentlich gerade geht und Sie finden die eMail leichter wieder! Zum Thema schnelle Suche von Mails mit infra-struktur haben wir ja auch schon hier einen Beitrag verfasst.
2. Fassen Sie sich kurz
Alles was mehr als zwei Seiten umfasst sollte in einen Dateianhang platziert werden, aber nicht in eine Mail. Formulieren Sie knapp und präzise.
3. Kurz und knapp heisst nicht unhöflich
Auch wenn Sie kurz und knapp schreiben, sollte man nicht im Kasernenhof-Stakkato formulieren. Sogenannte Softener spielen in der schriftlichen Kommunikation eine wichtige psychologische Rolle und „öffnen“ den Empfänger – auch wenn Sie vielleicht inhaltlich überflüssig sind („Vielen Dank für unser nettes und informatives Gespräch).
4. Geordnet und strukturiert schreiben
Zu oft wird man beim Verfassen von Mails abgelenkt (die nächste Mail poppt auf, ein Anruf kommt rein usw.), so dass man oft den klaren „Faden“ des Inhalts verliert und springt. Denken Sie daran, Sie sollten Ihren Empfänger nicht zwingen Ihren Gedankensprüngen folgen zu müssen. Zu schnell springt er einfach weg!
5. Keine langen Schachtelsätze – kurze Sätze sind angesagt.
Kurze Sätze ohne große Verschachtelungen erleichtern dem Empfänger die Mail schnell zu lesen und trotzdem die Kerninhalte zu erfassen. An Schachtelsätzen bleibt man beim lesen „stecken“. Und auf eingeschobene Nebensatzkonstruktionen sollte man komplett verzichten.
6. Gestalten Sie die Mail übersichtlich
Bei längeren Mails (aber nicht zu lang – siehe 2.) sollten Sie den Inhalt durch Absätze klar strukturieren. Das menschliche Hirn sieht Inhalte in einem Absatz als zusammengehörig uns fasst Ihn zusammen. Ist dieser zu lang geht das nicht mehr. Empfehlung hier wären 2-3 Sätze.
Und setzen sie gezielt, aber nicht übertrieben auch ruhig das „Fett“-stellen von Text oder Aufzählungen ein um wichtige Inhalte hervorzuheben.
7. Lassen Sie sich nicht permanent von Mails ablenken, sondern lesen Sie diese nur zu bestimmten Zeiten.
Wer ständig auf seinen Posteingang schielt und sofort neue Mails checkt, lenkt sich von der eigentlichen Arbeit ab. Legen Sie im für Sie richtigen Zyklus feste Mailbearbeitungszeiten ein (Stündlich, 4 mal am Tag o.ä.)
8. Antworten Sie zeitnah
Wenn Sie die Mail gelesen haben, macht auch eine direkte Beantwortung Sinn. Alles was Sie innerhalb von 2 Minuten erledigen können, sollten Sie sofort beantworten. Dauert die Antwort länger – beantworten Sie die Mail später.
Und Ihre Kommunikationspartner werden es Ihnen danken, da die Reaktionsschnelligkeit einer der entscheidenden Vorteile von E-Mails ist.
Im in kürze folgenden zweiten Teil setzen wir die Tipps für den Umgangs mit Mail fort.
