Einsatz einer VoIP Telefonanlage spart Kosten und ermöglicht API Anbindung

Der Auftrag

Bei einem der führenden Anbieter für Computerschulungen, medienreich Computertrainings, wurde von Bunte – Technologie & Kommunikation im Rahmen der Tätigkeit als InterimsManager und Projektleiter die Umstellung der kompletten Telefonanlage auf die moderne Voice Over IP (VoIP) Technologie durchgeführt.

Die Zielsetzung: Kostenersparnis, mehr Flexibilität und Effizienzgewinne

Zielsetzung war es zum einem Kostenersparnisse in folgenden Bereichen zu erreichen:

  1. allgemeine Verbindungskosten
  2. preiswertere Nutzung von Flatrates zu Smartphones und ins Ausland
  3. preiswertere Aufschaltung von Zusatzdiensten wie 0800 Nummern
  4. geringere Kosten bei der Aufschaltung weiterer User

Weitere Argumente für den Einsatz einer Cloudbasiserten VoIP Telefonanlage waren

  1.  die hohe Flexibilität beim weiteren Ausbau mit mehr Teilnehmern
  2. die Möglichkeit verschiedene Standorte in einem System zu vereinen
  3. gut editierbare und individuell anpassbare Weiterleitungsregeln
  4. einfache Ausfallszenarien, wenn am Standort die Internetverbindung gestört ist
  5. einfache  Möglichkeit auch alternative Szenarien wie Homeoffice für Mitarbeiter abbildbar zu machen
  6. und die Möglichkeiten zur einfachen Anbindung an externe Software (internes webbasiertes CRM) über eine XML/JSON basierende API-Schnittstelle.

Die Vorgehensweise

Nach der Sichtungsphase waren unsere Hauptaufgaben:

  • Auswahl des passenden VoIP Anbieters.
  • Beschaffung der passenden Hardware (Telefone, Headsets).
  • Installation und Konfiguration der „virtuellen“ Telefonanlage.
  • Kurzschulung der Anwender und Dokumentation.
  • Konzeption und Projektleitung bei Einbindung in das interne Verwaltungssystem MMS (medienreich Management System)

Das Fazit

Sowohl das vorher avisierte finanziellen Einsparpotential wurde erreicht, als auch die angedachten Effizienz- und Nutzungszugewinne realisiert.

Und die Sorgen das Themen wie Gesprächsqualität und Verfügbarkeit nicht den Erwartungen entsprechen, konnten auch zeitnah zerstreut werden.

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